事例詳細
「お金だけ払って使っていない」クラウドサービス、現場に定着させたい
月額費用を払い続けながら紙運用が継続していた状況を改善。体制構築から段階的展開まで伴走し、紙帳票全廃・業務効率化を実現。
経費精算のクラウドサービスについて、利用手続きまでは完了していたものの、実際の運用は紙ベースのまま継続されていました。サービス料金だけが毎月発生し続けている状態です。根本的な問題は、社内にツール導入の経験者がおらず、「どこから手をつければいいか」がまったくわからない点にありました。IT部門・経理部門ともに手詰まりになっており、なんとかしたいという思いはあっても動けない状況でした。
「何から手をつければいいかわからなかった。段階を踏んで進められたので、現場も大きな混乱なく移行できました。次の業務への適用にも横展開できそうです。」
— 担当者の声（IT系企業 経理部門）
委託先から「2倍に値上げします」と言われた。このまま受け入れるしかないのか
2倍の値上げ要請を機に年末調整業務を見える化・再設計。オンライン化と適切な外部活用の組み合わせで、費用増を15%増に抑制。
年末調整関連の業務をすべて紙ベースで行っており、東京以外にも遠距離拠点が存在するため、資料の配布・回収・確認・発送など多くの手間が発生していました。回収後の確認作業は外部の社労士事務所に丸投げしている状態でした。そこへ、昨今の賃上げ気運を背景に委託先から約2倍の値上げ要請が届きます。このまま継続すれば費用が倍増。かといって委託先を変えるだけでは根本解決にならない。業務の進め方そのものを見直す必要がありました。
| 区分 | 内容 | 対応方針 |
|---|---|---|
| 自分たちで対応 | 社内での連絡・案内・確認など | オンライン化で効率向上 |
| 外部活用① システム | 申請・登録・集計 | クラウドサービス導入で自動化 |
| 外部活用② 作業委託 | 専門判断が必要な部分 | 委託範囲を最小化・明確化 |
「値上げを受け入れるしかないと思っていたが、業務の整理から始めることで想像以上にコストを抑えられた。社員の反応も想定より前向きだった。」
— 担当者の声（IT系企業 管理部門）
セキュリティ教育の整備が必要なのに、費用も人手もない——どうすればいいか
追加費用ゼロで全社の教育体制を整備。無償コンテンツや既存保有のサービスを活用し、また、DX認定取得に向けた準備の一助にも。
法人の成り立ちから、出向者（最多）・正社員・派遣・パートとさまざまな雇用形態のメンバーが混在。ビジネスを走りながら整備していくフェーズにあり、大きな費用を投じる余裕はありませんでした。一方でITサービスを提供する企業として、セキュリティ教育の実施は義務的な要件でもあり、「DX認定」取得も視野に入れていたため、申請に耐えうる水準の教育は整えておく必要がありました。
「費用をかけずにここまで整えられるとは思っていなかった。全員受講という方針も、やってみると管理がシンプルで正解だったと思う。」
— 担当者の声（ITサービス提供企業 管理部門）